Le cahier des charges en évaluation d’impact : pour bien faire il faut bien commencer
« Formaliser un cahier des charges, c’est long… », « Je ne me vois pas rédiger un cahier des charges alors que je ne sais même pas quelle méthodologie utiliser », « J’ai un petit budget, rédiger un cahier des charges n’est pas nécessaire »… Autant d’idées reçues nous ont donné envie de fournir quelques recommandations quant à la rédaction d’un cahier des charges aux structures qui souhaitent s’engager dans une démarche d’évaluation d’impact.
Le cahier des charges : un indispensable ?
Bien connu sous l’appellation de « cahier des charges » ou de « termes de référence », ce document non obligatoire reste selon nous un indispensable, autant pour les évaluateurs que pour les structures qui le formalisent.
C’est un élément majeur dans la bonne compréhension par les cabinets d’évaluation des problématiques sous-jacentes à l’évaluation d’impact, qui leur permet d’apporter une réponse la plus adaptée possible.
De plus, en tant que structure, si vous souhaitez obtenir des financements externes pour mener à bien votre démarche d’évaluation d’impact, le cahier des charges peut s’avérer un excellent allié : il valorise votre projet en apportant précision et clarté sur vos intentions.
Les essentiels du cahier des charges
Afin de mieux retranscrire votre projet et vos intentions, le cahier des charges doit contenir un certain nombre d’informations.
1/ Une présentation générale de la structure et du projet à évaluer
Il est recommandé de débuter votre cahier des charges par une présentation générale de la structure – les membres de l’équipe, la mission sociale et les objectifs en matière d’impact. Si le projet à évaluer diffère des actions principales de la structure – s’il s’agit par exemple d’une innovation sociale ou d’une nouvelle action récemment mise en œuvre – il est important d’en faire une description précise. Notamment, un historique des évaluations internes et/ou externes menées auparavant, les parties prenantes ciblées et/ou impliquées pour la future démarche d’évaluation, etc. Cette introduction apportera des éléments de contexte et structurants pour la démarche.
2/ Les enjeux auxquels doit répondre la démarche d’évaluation
Afin de bien comprendre les enjeux qui vous poussent à conduire une évaluation d’impact pour votre structure, il est essentiel de se poser les bonnes questions : Pourquoi réaliser une évaluation d’impact ? Qu’est-ce que ma structure veut savoir et/ou obtenir ? Pour quelles raisons ? La définition de vos enjeux permet d’orienter le cabinet d’évaluation dans la construction de sa proposition d’accompagnement. A titre d’exemple, selon que la structure souhaite ou non pérenniser son évaluation sur le long terme, la proposition du cabinet peut s’avérer différente.
3/ Le périmètre souhaité pour l’évaluation
Il en va de même pour déterminer le périmètre de votre évaluation. En tenant compte de vos besoins et de vos contraintes, questionnez-vous sur les cibles de votre étude : Quelles parties prenantes sont concernées par mon action versus impliquées par l’étude ? Quelle(s) zone(s) géographique(s) sont à prioriser pour la collecte des données ? Etc. Ces informations sont un gain de temps pour la suite du projet et primordiales lors du cadrage de l’évaluation.
Quelle méthodologie d’évaluation pour son projet ?
La méthodologie d’évaluation en tant que telle est, dans la majeure partie des cas, proposée par le cabinet prestataire dans sa proposition. Néanmoins, si la structure souhaite une méthodologie d’évaluation précise dans la conduite de son évaluation d’impact (méthodologie quantitative et/ou qualitative, analyse des coûts évités, SROI, etc.), il est nécessaire d’expliquer les raisons de son choix afin que le cabinet prestataire puisse être force de proposition sur la base des idées proposées.
4/ La formulation des questions évaluatives
La formulation des questions évaluatives auxquelles l’évaluation devra répondre est une étape importante que nous vous conseillons de réaliser. Elles recentrent la démarche sur les éléments essentiels de l’action à évaluer, et garantissent une certaine cohérence avec les objectifs fixés.
Les questions évaluatives, késako ?
Lors de la présentation de son projet d’évaluation, la structure établit des critères sur lesquels son action sera évaluée. Ces derniers sont exprimés sous forme de questions – dites évaluatives – auxquelles les résultats de l’évaluation devront répondre.
5/ Les informations pratiques à transmettre
Certaines informations pratiques constituent un gain de temps considérable pour le projet, et doivent être inclues au cahier des charges : les deadlines souhaitées pour la transmission des livrables ou encore l’enveloppe budgétaire. Il faut savoir que les coûts d’une évaluation peuvent varier notamment en fonction du degré d’implication de l’évaluateur dans la démarche (par exemple selon la durée de la phase de collecte de données).
Concernant la formalisation des résultats de votre évaluation plusieurs options de format sont possibles : présentation visuelle ou rapport rédigé par exemple. Si le support de communication est essentiel pour votre structure, il s’avère pertinent de transmettre au cabinet prestataire vos souhaits en matière de format de livrable.
Quand faire parvenir le cahier des charges aux cabinets prestataires ?
L’idéal est de laisser 3 semaines au cabinet prestataire après envoi du cahier des charges pour obtenir une proposition d’accompagnement en adéquation avec les besoins de la structure. Il est important de considérer ce délai et de l’inclure dans son calendrier avant la date de début souhaitée pour l’évaluation.
Et après ?
Il faut garder à l’esprit que le cahier des charges ne se substitue pas aux échanges oraux avec le cabinet prestataire. Au contraire, nous estimons que le cahier des charges est un support technique de départ sur lequel peuvent s’appuyer les deux parties pour produire des échanges constructifs, basés sur une bonne compréhension du sujet de la mission et des besoins de la structure.
Notre expérience a prouvé que ce document permettait une meilleure formulation des propositions d’accompagnement. Grâce aux échanges qui viennent alimenter le contenu du cahier des charges, le cabinet prestataire peut être force de proposition et exercer son rôle de conseil en pointant les éléments essentiels et structurants pour la poursuite de la démarche d’évaluation.
En tant qu’évaluateurs nous considérons le cahier des charges comme une étape essentielle à réaliser en amont du lancement de l’évaluation d’impact. A l’avenir si votre structure souhaite mettre en œuvre une démarche d’évaluation d’impact, plus d’excuses pour ne pas vous lancer, vous avez les clés !
Pour citer cet article : Improve, Le cahier des charges en évaluation d’impact : pour bien faire il faut bien commencer, octobre 2022